Como usar o Kanban para organizar e visualizar o fluxo de trabalho dos seus projetos

Kanban: o que é, como funciona e quais as vantagens desse método visual

Foto: Reprodução da internet

Introdução

Você já se sentiu perdido ou sobrecarregado com a quantidade de tarefas que precisa realizar em um projeto? Você já teve dificuldade em acompanhar o andamento do seu trabalho ou da sua equipe? Você já quis ter uma forma mais simples e eficiente de organizar e visualizar o seu fluxo de trabalho?

Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, talvez você precise conhecer o Kanban. O Kanban é um método visual de gestão de trabalho que busca conduzir cada tarefa por um fluxo predefinido de trabalho. Com o Kanban, você pode organizar e visualizar o seu trabalho de forma simples, eficiente e colaborativa.

Neste artigo, vamos explicar o que é o Kanban, como ele funciona e quais as vantagens de usar esse método nos seus projetos. Acompanhe!

O que é o Kanban?

O Kanban é um termo japonês que significa “cartão” ou “sinalização”. O Kanban surgiu na década de 1940 na indústria automobilística japonesa, como parte do Sistema Toyota de Produção. O objetivo era controlar e otimizar o fluxo de produção por meio de cartões que indicavam a demanda e a disponibilidade dos recursos.

Na década de 2000, o Kanban foi adaptado para o desenvolvimento de software por David J. Anderson, que criou o Método Kanban. Esse método combina elementos do pensamento Lean com o pensamento ágil no processo de desenvolvimento de software. Posteriormente, o Método Kanban se expandiu para outras áreas além do software.

O Kanban se baseia em alguns princípios fundamentais:

• Comece pelo que você já faz
• Não é preciso mudar radicalmente os seus processos atuais para adotar o Kanban. Você pode começar pelo que você já faz e ir melhorando gradualmente;
• Busque mudanças evolucionárias
• Não é preciso fazer mudanças drásticas ou disruptivas para obter resultados. Você pode buscar mudanças evolucionárias, que são mais fáceis de implementar e aceitar;
• Respeite os papéis atuais
• Não é preciso alterar os papéis ou responsabilidades das pessoas envolvidas no trabalho para usar o Kanban. Você pode respeitar os papéis atuais e ir ajustando conforme a necessidade;
• Estimule a liderança em todos os níveis
• Não é preciso ter uma pessoa ou grupo específico para liderar o uso do Kanban. Você pode estimular a liderança em todos os níveis, incentivando a participação e a colaboração de todos.

Como funciona o Kanban?

O Kanban funciona por meio de um sistema visual que representa o fluxo de trabalho. Esse sistema é composto por três elementos básicos:

• O quadro Kanban
• É uma superfície (física ou digital) onde o fluxo de trabalho é dividido em colunas que representam os estágios ou status do trabalho. Por exemplo, “a fazer”, “fazendo” e “feito”;
• Os cartões Kanban
• São os elementos (físicos ou digitais) que representam as tarefas ou itens de trabalho que transitam pelo fluxo de trabalho. Cada cartão kanban contém informações relevantes sobre a tarefa, como título, descrição, responsável, prioridade, etc;
• Os limites de trabalho em andamento (WIP)
• São as restrições que definem quantos cartões kanban podem estar em cada coluna do quadro kanban. O objetivo é evitar o excesso ou a escassez de trabalho em cada estágio do fluxo de trabalho;
• O funcionamento do Kanban é simples
• Cada tarefa ou item de trabalho é representado por um cartão kanban, que é colocado na primeira coluna do quadro kanban. Conforme a tarefa vai sendo executada, o cartão kanban vai sendo movido para as próximas colunas, até chegar na última, indicando que a tarefa foi concluída.

O Kanban segue uma lógica de sistema puxado, ou seja, as tarefas só são iniciadas quando há demanda e capacidade para realizá-las. Assim, evita-se o desperdício de tempo, recursos e esforço. Além disso, o Kanban permite uma visualização clara e transparente do status e do progresso do trabalho, facilitando a comunicação e a colaboração entre as pessoas envolvidas.

Quais as vantagens do Kanban?

O Kanban oferece diversas vantagens para quem quer gerenciar seus projetos de forma simples, eficiente e colaborativa. Veja algumas delas:

• Aumenta a produtividade
• Ao limitar o trabalho em andamento, o Kanban evita a sobrecarga e a multitarefa, que podem prejudicar a qualidade e a velocidade do trabalho. Além disso, ao visualizar o fluxo de trabalho, o Kanban permite identificar e eliminar gargalos, desperdícios e retrabalhos;
• Melhora a qualidade
• Ao reduzir o trabalho em andamento, o Kanban permite focar mais na qualidade do que na quantidade do trabalho. Além disso, ao visualizar o fluxo de trabalho, o Kanban permite monitorar e controlar o desempenho e os resultados do trabalho;
• Aumenta a satisfação
• Ao envolver as pessoas no planejamento e na execução do trabalho, o Kanban aumenta o senso de responsabilidade e autonomia dos colaboradores. Além disso, ao visualizar o fluxo de trabalho, o Kanban aumenta a transparência e a confiança entre os envolvidos no projeto;
• Estimula a melhoria contínua
• Ao seguir os princípios do pensamento Lean e ágil, o Kanban estimula a busca por mudanças evolucionárias que possam melhorar os processos e os resultados do trabalho. Além disso, ao visualizar o fluxo de trabalho, o Kanban permite analisar e aprender com os dados e as experiências do projeto.

Como usar o Kanban nos seus projetos?

Para usar o Kanban nos seus projetos, você pode seguir alguns passos simples:

Defina o seu fluxo de trabalho: identifique as etapas ou status que compõem o seu processo de trabalho. Por exemplo, “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Você pode adaptar essas etapas conforme a sua realidade e necessidade.

1. Crie o seu quadro Kanban
• Escolha uma superfície (física ou digital) onde você vai representar o seu fluxo de trabalho. Divida essa superfície em colunas correspondentes às etapas ou status definidos no passo anterior. Você pode usar um quadro branco com post-its ou um software online como o Artia.
2. Crie os seus cartões Kanban
• Escolha os elementos (físicos ou digitais) que vão representar as suas tarefas ou itens de trabalho. Escreva ou digite as informações relevantes sobre cada tarefa, como título, descrição, responsável, prioridade, etc. Coloque os cartões na primeira coluna do seu quadro Kanban.
3. Defina os seus limites de trabalho em andamento
• Estabeleça quantos cartões Kanban podem estar em cada coluna do seu quadro Kanban. Esses limites devem ser baseados na sua capacidade e demanda de trabalho. Você pode usar números, cores ou símbolos para indicar os limites no seu quadro Kanban.
4. Comece a usar o seu Kanban
• Mova os cartões Kanban pelas colunas do seu quadro Kanban conforme as tarefas vão sendo realizadas. Respeite os limites de trabalho em andamento e só inicie uma nova tarefa quando houver espaço na coluna correspondente. Monitore e controle o seu fluxo de trabalho e o seu desempenho por meio do seu quadro Kanban.
5. Busque melhorar o seu Kanban
• Analise os dados e as experiências do seu projeto e identifique oportunidades de melhoria no seu processo e no seu resultado de trabalho. Faça mudanças evolucionárias no seu Kanban e observe os efeitos dessas mudanças. Ajuste o seu Kanban conforme a sua necessidade e realidade.

Conclusão

O Kanban é um método visual de gestão de trabalho que busca conduzir cada tarefa por um fluxo predefinido de trabalho. Com o Kanban, você pode organizar e visualizar o seu trabalho de forma simples, eficiente e colaborativa.

O Kanban oferece diversas vantagens para quem quer gerenciar seus projetos de forma simples, eficiente e colaborativa, como aumentar a produtividade, melhorar a qualidade, aumentar a satisfação e estimular a melhoria contínua.

Para usar o Kanban nos seus projetos, você pode seguir alguns passos simples, como definir o seu fluxo de trabalho, criar o seu quadro Kanban, criar os seus cartões Kanban, definir os seus limites de trabalho em andamento, começar a usar o seu Kanban e buscar melhorar o seu Kanban.

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Esperamos que você tenha gostado deste artigo e que ele tenha te ajudado a entender como usar o Kanban para organizar e visualizar o fluxo de trabalho dos seus projetos. Se você quer ficar por dentro de mais conteúdos sobre empreendedorismo e grandes empresas de sucesso no Brasil, sob a perspectiva da Administração e do Marketing, siga as nossas redes sociais.