Aprenda a planejar, executar e controlar seus projetos usando as melhores práticas de gestão
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| Foto: Thirdman/Pexels |
Você já teve dificuldades para gerenciar seus projetos? Já se sentiu perdido com tantas atividades, prazos, recursos e expectativas envolvidas? Já enfrentou problemas de comunicação, mudanças de escopo, orçamento estourado ou qualidade comprometida?
Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, saiba que não está sozinho. A gestão de projetos é um desafio para muitos profissionais e organizações, que precisam lidar com um ambiente cada vez mais dinâmico, complexo e competitivo.
Mas não se desespere. Existe uma forma de gerenciar seus projetos com eficiência e qualidade, seguindo as melhores práticas reconhecidas pelo mercado. Neste artigo, vamos mostrar como você pode definir e gerenciar o escopo, o tempo, o custo e a qualidade dos seus projetos, evitando os principais problemas que podem comprometer o seu sucesso.
O que é um projeto?
Antes de entrarmos nos detalhes de como gerenciar um projeto, precisamos entender o que é um projeto. Segundo o PMBOK (Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos), um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.
Isso significa que um projeto tem um início e um fim definidos, um objetivo específico a ser alcançado e uma entrega única a ser realizada. Por exemplo, desenvolver um novo software, construir uma casa, organizar um evento ou lançar uma campanha de marketing são exemplos de projetos.
Um projeto se diferencia de uma operação, que é um trabalho contínuo e repetitivo, como produzir um produto, prestar um serviço ou manter um processo. Por exemplo, fabricar carros, atender clientes ou pagar contas são exemplos de operações.
Por que gerenciar um projeto?
Gerenciar um projeto significa aplicar conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos. Isso envolve planejar, executar e controlar os processos relacionados ao escopo, tempo, custo e qualidade do projeto.
A gestão de projetos é importante porque ajuda a:
- Alinhar os objetivos do projeto com as expectativas dos clientes e das partes interessadas;
- Definir claramente o que será feito, como será feito, quando será feito e quanto custará;
- Alocar os recursos necessários para realizar as atividades do projeto;
- Monitorar e medir o desempenho do projeto em relação ao plano;
- Identificar e gerenciar os riscos que podem afetar o projeto;
- Implementar as mudanças solicitadas ou necessárias ao longo do projeto;
- Garantir a qualidade do produto ou serviço entregue pelo projeto;
- Encerrar o projeto formalmente e registrar as lições aprendidas.
Como gerenciar o escopo do projeto?
O escopo do projeto é a soma de todos os produtos, serviços e resultados que serão entregues pelo projeto. O escopo define o que está incluído e o que está excluído do projeto. Gerenciar o escopo do projeto significa garantir que ele atenda aos requisitos acordados com os clientes e as partes interessadas.
Para gerenciar o escopo do projeto, você precisa seguir os seguintes passos:
Coletar os requisitos
É o processo de identificar e documentar as necessidades e expectativas dos clientes e das partes interessadas em relação ao projeto. Você pode usar técnicas como entrevistas, questionários, workshops, brainstorming, análise de documentos, observação, prototipagem, entre outras.
Definir o escopo
É o processo de desenvolver uma descrição detalhada do projeto e do produto que servirá como base para futuras decisões. A preparação detalhada da declaração do escopo é crítica para o sucesso e baseia-se nas entregas principais, premissas e restrições que são documentadas durante a iniciação do projeto.
Criar a estrutura analítica do projeto (EAP)
É o processo de subdividir o escopo do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis, chamados de pacotes de trabalho. A EAP é uma representação hierárquica do escopo do projeto, que mostra as relações entre as entregas e as atividades. A EAP ajuda a organizar e definir o trabalho total do projeto, facilitando o planejamento, a execução e o controle.Validar o escopo
É o processo de obter a aceitação formal dos clientes e das partes interessadas sobre o escopo do projeto. A validação do escopo envolve a verificação se as entregas estão de acordo com os requisitos e se atendem aos critérios de qualidade estabelecidos. A validação do escopo ocorre ao longo do projeto, conforme as entregas são concluídas.Controlar o escopo
É o processo de monitorar e gerenciar as mudanças no escopo do projeto. O controle do escopo envolve a avaliação dos impactos das mudanças no tempo, no custo e na qualidade do projeto, bem como a aprovação ou rejeição das mesmas. O controle do escopo visa evitar o aumento indevido ou injustificado do escopo, conhecido como "gold plating" ou "scope creep".Como gerenciar o tempo do projeto?
O tempo do projeto é a duração estimada para realizar todas as atividades necessárias para entregar o projeto. O tempo define quando o projeto será iniciado e finalizado, bem como os marcos intermediários. Gerenciar o tempo do projeto significa garantir que ele seja concluído dentro do prazo acordado com os clientes e as partes interessadas.
Para gerenciar o tempo do projeto, você precisa seguir os seguintes passos:
Definir as atividades
É o processo de identificar e documentar as ações específicas que serão realizadas para produzir as entregas do projeto. As atividades são derivadas dos pacotes de trabalho da EAP e devem ser descritas com verbos que indiquem ação.Sequenciar as atividades
É o processo de identificar e documentar as relações de dependência entre as atividades. As dependências podem ser obrigatórias (determinadas pela natureza do trabalho), discricionárias (determinadas pela preferência da equipe) ou externas (determinadas por fatores fora do controle da equipe). As dependências podem ser representadas por diagramas de rede ou por gráficos de Gantt.Estimar os recursos das atividades
É o processo de estimar os tipos e as quantidades de recursos (humanos, materiais, equipamentos, etc.) necessários para realizar cada atividade. A estimativa dos recursos das atividades leva em conta a disponibilidade, a capacidade e a produtividade dos recursos, bem como os requisitos técnicos e de qualidade das entregas.Estimar as durações das atividades
É o processo de estimar o número de períodos de trabalho necessários para concluir cada atividade. A estimativa das durações das atividades leva em conta os recursos atribuídos, as restrições impostas, os riscos envolvidos e as experiências anteriores. A estimativa pode ser feita usando técnicas como analogia, paramétrica, três pontos ou julgamento de especialistas.Desenvolver o cronograma
É o processo de analisar as sequências, durações e recursos das atividades para criar um modelo que represente o plano temporal do projeto. O cronograma mostra quando cada atividade será iniciada e finalizada, bem como os marcos principais do projeto. O cronograma pode ser ajustado usando técnicas como compressão (crashing ou fast tracking) ou nivelamento de recursos para atender às restrições impostas.Controlar o cronograma
É o processo de monitorar e gerenciar as mudanças no cronograma do projeto. O controle do cronograma envolve a comparação do desempenho real do projeto com o plano estabelecido, a identificação das variações de tempo e a implementação das ações corretivas ou preventivas necessárias. O controle do cronograma visa garantir que o projeto seja entregue no prazo acordado.Como gerenciar o custo do projeto?
O custo do projeto é a soma de todos os gastos necessários para realizar as atividades e entregar o projeto. O custo define quanto o projeto vai custar e como ele será financiado. Gerenciar o custo do projeto significa garantir que ele seja concluído dentro do orçamento acordado com os clientes e as partes interessadas.
Para gerenciar o custo do projeto, você precisa seguir os seguintes passos:
Estimar os crustos
É o processo de estimar os recursos financeiros necessários para realizar cada atividade do projeto. A estimativa dos custos leva em conta os recursos atribuídos, as taxas aplicáveis, os riscos envolvidos e as experiências anteriores. A estimativa pode ser feita usando técnicas como analogia, paramétrica, três pontos ou julgamento de especialistas.Determinar o orçamento
É o processo de agregar os custos estimados das atividades individuais ou dos pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base autorizada para medir o desempenho do projeto. O orçamento representa o valor total alocado para o projeto e inclui as reservas para contingências e gerenciamento.
Controlar os custos
É o processo de monitorar e gerenciar as mudanças no orçamento do projeto. O controle dos custos envolve a comparação do desempenho real do projeto com a linha de base estabelecida, a identificação das variações de custo e a implementação das ações corretivas ou preventivas necessárias. O controle dos custos visa garantir que o projeto seja entregue dentro do orçamento acordado.Como gerenciar a qualidade do projeto?
A qualidade do projeto é o grau em que o projeto atende aos requisitos e às expectativas dos clientes e das partes interessadas. A qualidade define como o projeto será avaliado em termos de conformidade, satisfação e melhoria contínua. Gerenciar a qualidade do projeto significa garantir que ele atenda ou supere os padrões de qualidade acordados com os clientes e as partes interessadas.
Para gerenciar a qualidade do projeto, você precisa seguir os seguintes passos:
Planejar a qualidade
É o processo de identificar e documentar os padrões de qualidade relevantes para o projeto e como eles serão cumpridos. O planejamento da qualidade envolve a definição dos critérios de aceitação, dos indicadores de desempenho, dos métodos de verificação e validação, dos processos de controle e melhoria da qualidade, entre outros.Realizar a garantia da qualidade
É o processo de auditar os requisitos e os resultados da qualidade para garantir que as normas e as práticas adequadas sejam aplicadas ao projeto. A garantia da qualidade envolve a revisão dos processos, das políticas, das ferramentas e das técnicas usadas pela equipe do projeto para prevenir ou reduzir os defeitos e as não conformidades.Controlar a qualidade
É o processo de monitorar e medir os resultados da qualidade para verificar se eles atendem aos padrões estabelecidos. O controle da qualidade envolve a inspeção das entregas, a identificação dos defeitos e das não conformidades, a implementação das ações corretivas ou preventivas necessárias, a avaliação da satisfação dos clientes e das partes interessadas.Conclusão
Gerenciar um projeto não é uma tarefa fácil, mas pode ser facilitada se você seguir as melhores práticas de gestão. Neste artigo, mostramos como você pode definir e gerenciar o escopo, o tempo, o custo e a qualidade dos seus projetos, evitando os principais problemas que podem comprometer o seu sucesso.
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